電子帳簿保存法の令和3年度税制改正による実務への影響で最も大きいのは電子取引のデータ保存が義務化されたことではないでしょうか。
それまでは電子帳簿保存に挑戦しようとする会社のみ電子帳簿保存への対応を検討すればよかったのですが令和4年1月1日以降はすべての事業者に電子取引のデータ保存が義務化されますのでいよいよ他人事ではなくなりましたね。
電子帳簿保存を正しく理解するためにはまず、大きく3つの区分に分けて整理することが重要です。
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
- 電子取引のデータ保存
令和4年1月1日から義務化の対象になるのは3.電子取引のデータ保存です。
それ以外は希望する事業者が任意に挑戦するという今までのかたちから基本スタンスは変わっていません。
まずは任意のものから見てみましょう。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存の対象になるのは自社で作成した書類です。
具体的には貸借対照表・損益計算書などの決算関係書類、仕訳帳・総勘定元帳などの帳簿書類、そして見積書・請求書などの取引関係書類です。
見積書・請求書などは自社発行のもの（売上関係）ですね。
これらも今回の改正で内容は変更になります。
事前承認の廃止
まず大きい改正は事前承認の廃止です。
今までは導入の3ヵ月前までに税務署長の承認が必要でこれが一つのハードルになっていました。
これがなくなりますので導入がスムーズになりますね。
要件の緩和
いままでは記録事項の訂正・削除を行った場合の事実内容を確認できることなどの要件があり、それに対応するシステムを使用する必要があるなどややハードルが高い状態でした。
これらが基本的には無くなり、税務調査時に調査官のダウンロードの求めに応じることができるようにしておくことで基本はOKになります。
一方で、改正以前の厳密な要件を満たしている事業者は「優良電子帳簿」として過少申告加算税の5%軽減などの特典が与えられることになりました。
改めての確認
改めての確認ですが電子帳簿等保存の対象になる自社で作成した書類は印刷したものを紙で保存するのが原則です。
緩和後の要件を満たさない場合は会計ソフトに入力しておくだけではなく印刷したものを保存しておく必要があることにご注意ください。
スキャナ保存
スキャナ保存の対象になるのは取引先等から受領した書類です。
具体的には仕入や経費の見積書や請求書、レシートなどの領収書関係ですね。
経費精算の領収書なども含めると各社相当な量になっていると思います。
クラウド経費精算で従業員がレシートをスマホの写真で撮ってそのデータを保存、という会社も増えていると思いますがそのようなケースも対象になります。
事前承認の廃止
こちらも電子帳簿等保存と同じく大きい改正は事前承認の廃止です。
事前承認がなくなりますので導入がスムーズになりますね。
要件の緩和
タイムスタンプを付与するまでの期間が現行の3営業日以内から最長2か月＋7営業日以内に緩和されます。
さらに、訂正削除履歴が残り、訂正削除を行った事実や内容を確認できるシステム（訂正削除を行えないシステム含む）でデータを保存する場合は、タイムスタンプが不要になります。
これは大きいですね。
やはりタイムスタンプの付与は手間とコストがかかりますので導入のネックになっているケースが多くありました。
訂正削除履歴が残り、訂正削除を行った事実や内容を確認できるシステムというのはいわゆるクラウドストレージサービスでその要件を満たしているところに保存すればOKです。
ただ、最近の流れではクラウド型の会計ソフトや経費精算サービスを利用すれば自動的にタイムスタンプを付与してくれるようになっています。
マネーフォワードクラウドや楽々精算など大手は対応していますのでこれらのサービスを利用すれば問題なしですね。
さらに現行はスキャナ保存した場合も一部原本の確認や定期的な検査が必要でしたが、改正後は原本確認と検査が不要になりますので事務作業の効率化が図れますね。
改めての確認
電子帳簿等保存保存と同様、こちらも紙で保存が原則です。
緩和後の要件を満たさずにスキャナ保存している場合はスキャン後の原本は捨てずにとっておく必要があることに注意です。
電子取引のデータ保存
さていよいよ本題ですが、義務化になる電子取引のデータ保存の対象になるのは以下のような場合です。
- メールで請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
- ホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）
- ホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショット
- ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
- 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
- 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
- クレジットカードのWEB利用明細データ
- 交通系ICカードによるWEB支払データ
- スマホアプリによるWEB決済データ
データ保存が義務化
上記の電子取引に該当するデータについてはデータでの保存が義務化されます。
今まで認められていた受領したデータを印刷して保存するという対応は認められません。
また、メールでデータ受領してメールのまま保存という方法も要件を満たさない可能性が高いです。
そしてこれらは全ての事業者に義務化です。
この影響は大きいですよね。
要件の緩和
義務化に伴って要件の緩和もありますのでご安心ください。
真実性の確保
まず「真実性の確保」の要件については次のいずれかを満たせばOKです。
- 受領者側でタイプスタンプ付与（最長2ヵ月＋7営業日）
- 発行者側でタイムスタンプ付与
- データの訂正削除の履歴管理ができている、または訂正削除ができないシステムの利用
- 訂正削除防止に関する事務取引規程の備え付けとその運用
1～3まではスキャナ保存と同じでややハードルが高いものですが4が認められますのでどの事業者でも手軽に要件を満たすことができますね。
規程については国税庁ホームページにサンプルがアップされていますのでそちらに沿って作成すれば問題なしです。
可視性の確保
そして次に満たすべき「可視性の確保」の要件については次のすべてを満たす必要があります。
- システムの概要を記した書類の備付（※自社開発プログラムを利用する場合に限る）
- 見読可能性の確保（※ディスプレイ、プリンタなどの備付が必要）
- 検索機能の確保
1は市販ソフトであれば必要なく、自社開発ソフトの場合は当然自社内にあるでしょうから問題ないですね。
2もディスプレイ、プリンタが無いなんてことはないでしょうから問題ないでしょう。
問題は3です。
3はさらに細かく以下のように分かれます。
- 取引年月日、取引金額、取引先を検索条件として設定できること（要件緩和前は勘定科目他も必要でした）
- 日付又は金額の範囲を指定して検索条件を設定することができること
- 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索条件を設定することができること
これらについての要件緩和としてはbとcは税務調査時に調査官のダウンロードの求めに応じることができるようにしておくことで満たさなくてもOKになります。
aについても基準期間（前々事業年度）の売上高1千万円以下で税務調査時に調査官のダウンロードの求めに応じることができるようにしておくことで満たさなくてもOKになります。
ということで売上高1千万円以上の事業者についてはaを満たす必要がありますね。
まとめ
積極的に電子帳簿保存を進めようという方針でない事業者の方はまずは令和4年1月1日から義務化される電子取引のデータ保存への対応準備を進めましょう。
誤解を恐れずシンプルに結論づけるならば以下です。
- 国税庁ホームページにアップされている事務処理規程をダウンロードして自社用にカスタマイズする
- 電子取引で受領したデータについてはファイル名に「yyyymmdd(年月日)_取引先_取引金額」と記載してファイル名で検索可能な場所に保存する
このような対応でいきましょう！！
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