ペーパーレス経理についてのよくある質問をまとめてみようと思います。
今回はその１です。
会計ソフトを使っていますがデータを保存しておけば問題ないですよね？
答えはNOです。
会計ソフトの導入がペーパーレス経理の第一歩ですよね。
ただ、いまや手書きの帳簿を作成している会社を探す方が難しいくらいでほぼ全ての会社が会計ソフトを利用していると思います。
皆様第一歩は踏み出せていますよ。
ここでよくある誤解が帳簿の保存は会計ソフトのデータ保存のみでOKと思われていることです。
原則は会計ソフトで入力したデータをプリンターで印刷して紙で保存しなければならないのです。
この原則を止めてデータによる保存に切り替えるためには税務署に申請して承認を得る必要があります。
申請書類は使用する会計ソフトがJIIMAの認証を受けているか否かで異なります。
以下がそれぞれの申請書のリンクです。
- 国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書（PDF/226KB）
- 国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書（市販のソフトウェアのうちJIIMAの認証を受けているもの）（PDF/202KB）
申請が承認されるためには一定の要件を満たしている必要があります。
会計ソフトに求められる要件は以下のような内容です。
- 入力内容の訂正・削除・追加の記録が確認できること（ログが残っている）
- 伝票番号、取引番号などで帳簿間の関連性が確認できること
- システムの概要やシステムを開発した際に作成した書類、システムの操作説明書などが確認できること
- 入力内容を見やすい形でディスプレイに出力でき、また印刷もできること
- 取引年月日、勘定科目、取引金額などを組み合わせてデータ検索が出来ること
JIIMAの認証を受けた会計ソフトは上記要件を満たしていますので承認申請書が簡略化されています。
ちなみに最もメジャーな会計ソフトである弥生会計もJIIMAの認証を受けていますよ。
弥生会計をお使いの方はデータ作成の際に電子帳簿保存対応の形式にするかどうか聞かれますよね。
電子帳簿保存対応の形式だと要件を満たすようなかたちで入力内容が記録される反面、便利な入力機能が一部制限されたりしますので注意が必要ですけどね。
まとめ
会計ソフトを使用しているから紙に印刷した帳簿の保存は必要と思っている方は注意です。
紙に印刷して保存するか、税務署に会計ソフトでの保存を認めてもらえるように申請するか、いずれかの対応が必要です！
