ペーパーレス経理

電子帳簿保存とスキャナ保存の違いについて 経理の電子化・ペーパーレス化に挑戦しよう!

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経理の電子化・ペーパーレス化を得意とする当事務所では国税関係書類の電子化・ペーパーレス化についてのご質問をよくいただきます。

国税関係書類の電子化・ペーパーレス化はほぼ毎年改正があり考え方も非常に難解です。

今回は国税関係書類の電子化・ペーパーレス化に調整するために、制度の基本的な考え方のお話です。

電子帳簿保存

対象となる帳簿・書類

PCを利用して作成する帳簿と書類が対象になります。

帳簿としては具体的には会計ソフトなどを使用して作成する仕訳帳・総勘定元帳・経費帳・売上帳・仕入帳などの会計帳簿です。

書類としては同様に会計ソフトなどを使用して作成する貸借対照表・損益計算書・株主資本等変動計算書などの決算書類が対象になります。

またPCで作成する見積書・請求書・納品書・領収書などの書類も対象になります。

見積書等は自社が作成して取引先に渡したものということになります。

自社の売上の見積書・請求書・納品書・領収書ということですね。

取引先が発行した仕入・外注・経費などの請求書・領収書は対象にならないので注意です。

また上記の書類はいずれも作成する過程で一部を手書きで記録するなど、一貫してPCを使用しないものについては対象外になります。

電子保存が認められるための要件

ただPCで作成すればよいというわけでは無く一定の要件をクリアすることが求められます。

以下が要件の一覧表です。(国税庁パンフレットより引用)

帳簿の方の要件は一般的な会計ソフトであれば要件を満たすと思います。

弥生会計をお使いの方はデータ作成の際に電子帳簿保存対応の形式にするかどうか聞かれますよね。

電子帳簿保存対応の形式だと要件を満たすようなかたちで入力内容が記録される反面、便利な入力機能が一部制限されたりします。

書類の方の要件は主に税務調査時にすぐ提示できるようにするためのものと思われます。

帳簿に対応する書類を見つけ出し、すぐ印刷等して確認できるようにすための対応がなされているかということですね。

申請書類

申請書類は帳簿と書類でそれぞれ申請が必要になります。

さらに帳簿は使用する会計ソフトがJIIMAの認証を受けているか否かで申請書類が異なります。

書類は電磁的に記録による保存とマイクロフィルムによる保存で申請書類が異なります。

以下がそれぞれの申請書のリンクです。

以下が国税庁から示されている記載例です。

上記申請書には添付書類としてシステムの概要、操作説明書等、事務手続きの概要などを記載した書類の添付が必要になります。

ただ市販のソフトウェアのうちJIIMAの認証を受けているものについは操作説明書等の添付は不要になります。

市販のソフトウェアのうちJIIMAの認証を受けているものについは、以下のリンクをご確認ください。

JIIMA認証情報リスト(電子帳簿ソフト)(令和2年9月4日現在)(PDF/65KB)

事務手続きの概要については記載例が国税庁HPに公表されておりますので以下に引用します。

(入力担当者)

1 仕訳データ入出力は、所定の手続を経て承認された証票書類に基づき、入力担当者が行う。

(仕訳データの入出力処理の手順)

2 入力担当者は、次の期日までに仕訳データの入力を行う。

  1. (1) 現金、預金、手形に関するもの  取引日の翌日(営業日)。
  2. (2) 売掛金に関するもの       請求書の発行日の翌日(営業日)。
  3. (3) 仕入、外注費に関するもの    検収日の翌日(営業日)。
  4. (4) その他の勘定科目に関するもの  取引に関する書類を確認してから1週間以内。

(仕訳データの入力内容の確認)

3 入力担当者は、仕訳データを入力した日に入力内容の確認を行い、入力誤りがある場合は、これを速やかに訂正する。

(管理責任者の確認)

4 入力担当者は、業務終了時に入力データに関するデータをサーバに転送する。管理責任者はこのデータの確認を速やかに行う。

(管理責任者の確認後の訂正又は削除の処理)

5 管理責任者の確認後、仕訳データに誤り等を発見した場合には、入力担当者は、管理責任者の承認を得た上でその訂正又は削除の処理を行う。

(訂正又は削除記録の保存)

6 5の場合は、管理責任者は訂正又は削除の処理を承認した旨の記録を残す。

申請期限

帳簿の申請期限は開始日の3か月前までです。

原則として期(課税期間)の途中から適用することはできませんので期末の3か月前までということになりますね。

書類の申請期限は保存を開始する日の3か月前までとなっています。

1月1日から適用を受けるためには前年の9月30日までに申請書を提出する必要があります。

スキャナ保存

対象となる書類

取引先から受け取った請求書・領収書などの書類と自社が作成して取引先に交付した請求書・領収書などの書類です。

契約書も対象になります。

電子帳簿保存は自社で作成したPC内にあるものを印刷せずにデータのまま保存しますがスキャナ保存は紙で受け取った書類やPCで作成して印刷した書類(手書きを加えたものなど)の電子データでの保存に対応するためのものです。

対象になるスキャナ

スキャナ保存に対応するスキャナは次の要件を満たすものです。

  • 解像度:200dpi(A4サイズで約387万画素相当)以上による読み取りができること
  • 色調:カラー画像による読み取りができること(一部グレースケール画像でも可なものがあり)

以前はいわゆる固定式のスキャナでなければいけませんでしたが改正によりハンディスキャナ・デジカメ・スマホでもOKになりました。

スキャナ保存が認められるための要件

ただスキャンすればよいというわけでは無く一定の要件をクリアすることが求められます。

以下が要件の一覧表です。(国税庁パンフレットより引用)

うわ!と思いますよね。

電子帳簿保存よりハードルが高めです。

申請書類

申請書類は使用するソフトがJIIMAの認証を受けているか否かで異なります。

以下がそれぞれの申請書のリンクです。

以下が国税庁から示されている記載例です。

上記申請書には添付書類としてシステムの概要、操作説明書等、事務手続きの概要などを記載した書類の添付が必要になります。

ただ市販のソフトウェアのうちJIIMAの認証を受けているものについは操作説明書等の添付は不要になります。

市販のソフトウェアのうちJIIMAの認証を受けているものについは、以下のリンクをご確認ください。

JIIMA認証情報リスト(電帳法スキャナ保存ソフト)(令和2年8月27日現在)(PDFファイル/63KB)

事務手続きの概要については記載例が国税庁HPに公表されておりますので以下に引用しますね。

(書類の受領)

1 営業責任者は、作成または受領した以下の書類について、経理責任者に引き継ぐ。

  1. (1) 取引先から請求書を受領した営業責任者は、請求書を経理責任者に引き継ぐ。
  2. (2) 取引先から納品書を受領した営業責任者は、納品書を経理責任者に引き継ぐ。
  3. (3) 見積書を作成した営業責任者は、その控えを経理責任者に引き継ぐ。
  4. (4) 取引先から注文書を受領した営業責任者は、出荷指示書を作成し、商品を出荷した後に、注文書及び出荷指示書を経理責任者へ引き継ぐ。

(スキャニングの準備)

2 作業担当者は、次の期日までにスキャニングの準備を行う。

  1. (1) 請求書     請求書受領後、5日以内
  2. (2) 納品書     毎月末
  3. (3) 見積書(控え) 1月から6月までに発行したものは7月末
    7月から12月までに発行したものは翌年1月末
  4. (4) 注文書     1月から6月までに受領したものは7月末
    7月から12月までに受領したものは翌年1月末

(スキャニング処理)

3 作業担当者は、××社製●●システムを活用し、スキャニング処理を実施する。

(管理責任者の確認)

4 作業担当者は、正確にスキャニングされていることを確認した後に、画像(電子化文書)及びCSV(検索項目)をサーバに転送し、管理責任者にこれを引き継ぐ。管理責任者は電子化文書と原本の確認を速やかに行う。

(タイムスタンプの付与)

5 管理責任者は、●●株式会社のタイムスタンプを付与し、本システムに登録する。

(電子化文書の保存)

6 本システムにより電子化されたデータは、国税に関する法律の規定により保存しなければならないとされている期間まで保存する。

申請期限

申請期限は保存を開始する日の3か月前までとなっています。

1月1日から適用を受けるためには前年の9月30日までに申請書を提出する必要があります。

電子データを受領した場合の保存

さて、取引先からメールなどで受領した請求書・領収書の保存はどうしたらよいでしょうか。

電子帳簿保存は自社で作成した帳簿・書類の保存についての取り扱いです。

スキャナ保存は他社が作成した書類を紙で受領した場合の保存についての取り扱いです。

他社が作成してメールなどの電子データで受領した書類の保存は考え方が別になります。

だいぶややこしくなってきましたね。

国税庁HPに以下の図が記載されておりますので引用します。

取引先からメール添付でPDFの請求書を受領した場合は一番下の「電子取引の取引情報」に該当します。

この場合、図の右下にある通り税務署長の承認は不要で電子データの保存でOKなのです。(印刷して保存する必要は無しです)

ただしタイムスタンプの付与や訂正削除ができないような事務処理規程を設けて適切にデータを管理することが必要になりますのでご注意ください。

今後の改正に注意

経理の電子化・ペーパーレス化と国税の関係は、平成10年度税制改正の一環として、国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存制度等の創設等が行われてから年々改正を重ね利便性が高く、導入のハードルが低くなるようになってきました。

しかしまだまだ導入をためらう部分が多いのも事実です。

今後もより使いやすい制度になるように改正がされることと思いますので導入にあたっては最新の状況をご確認の上ご検討ください!

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