令和3年度税制改正による電子帳簿保存制度の見直しにより令和4年1月1日以降の電子帳簿保存制度は大きく変わります。
先日国税庁から出されている電子帳簿保存法Q&Aが改正されましたので気になる部分をピックアップしてご紹介いたします。
スキャナ保存をしている場合、書面(紙)は、廃棄しても問題ないでしょうか。
令和4年1月1日以後に保存を行う書類については、以下(※)の場合を除いて、スキャナで読み取り、最低限の確認(折れ曲がり等がないかなどデータと書面の記載事項が同じであることの確認)を行った後であれば、即時に廃棄して問題ありません。
(※) データと合わせて書面(紙)を保存する必要がある場合
・ 入力期間を経過した場合
・ 備え付けられているプリンタの最大出力より大きい書類を読み取った場合
スキャナ保存は入力期間内に単なるスキャニング作業を終えればよいのでしょうか。
単にスキャニング作業を終えていればよいのではなく、入力期間内に、スキャニングした書類にタイムスタンプが付された状態又はその後のデータの訂正又は削除の履歴等を確認することができるシステムに格納した状態にしなければなりません。
これが、令和3年度の税制改正により、データの訂正又は削除の履歴等を確認することができるシステムに保存した場合については、タイムスタンプの付与が不要になりました。
このシステムとは、例えば、SaaS型のクラウドサービスが稼働するサーバ(自社システムによる時刻の改ざん可能性を排除したシステム)がNTPサーバ(ネットワーク上で現在時刻を配信するためのサーバ)と同期しており、かつ、スキャナデータが保存された時刻の記録及びその時刻が変更されていないことを確認できるなど、客観的にそのデータ保存の正確性を担保することができる場合が該当します。
スキャナ保存の要件を満たさず保存されている場合は、どのように取り扱われるのですか。
スキャナ保存の要件を満たさず保存されている場合は、各税法上の保存書類としては取り扱われません。
そのような場合には、各税法に定める保存義務が履行されていないこととなるため、消費税の仕入税額控除の否認や、法人税・所得税の青色申告の承認取消し等の対象となる可能性があります。
なお、紙原本の保存がある場合は上記のような恐れはありません。
令和3年度の税制改正後のスキャナ保存の要件で保存を行えるのはいつからですか。
令和4年1月1日以後に保存する一定の国税関係書類について、改正後の要件によりスキャナ保存を行うことができます。
この「保存が行われる」とは、実際にスキャナ保存が行われることを意味しており、具体的には、入力が 完了した日がスキャナ保存の行われた日となります。
したがって、その業務の処理に係る通常の期間を最長の2か月で設定している場合は、最も早いもので令和3年 10 月末頃に作成又は受領した書類について令和4年1月1日以後に入力が完了した場合にはその書類については「令和4年1月1日以後に(スキャナ)保存が行われる国税関係書類」に該当するため、改正後の要件が適用されることになります。
当社は3月決算ですが期の途中からスキャナ保存を行うことはできますか。
法令に定めるスキャナ保存の要件を満たせば、期の途中からでもスキャナ保存を行うことは可能です。
スキャナ保存については、電子帳簿等保存のように、期初から一貫して電磁的記録による保存を行う必要はありませんので、法令に定めるスキャナ保存の要件を満たせば期の途中からでもスキャナ保存を行うことは可能です。
また、令和3年度の税制改正により、令和4年1月1日以後に保存を行う国税関係書類については、事前に税務署長の承認を受ける必要もありません。
なお、スキャナ保存は書類の種類ごとに適用できますので、一部の書類のみをスキャナ保存により保存することも可能です。
基本的には合理的に区分できる書類の種類の単位ごと等、一定の継続性をもって保存が行われることから、スキャナ保存を開始した日を明確にしておく必要があります。
取引の相手方から電子メールにPDFの請求書が添付されて送付されてきました。どのように保存しておけばよいですか。
例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。
1 請求書データ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例) 2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」
2 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
3 下記のリンクにあるような規程を作成し備え付ける。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
なお、税務調査の際に、税務職員からダウンロードの求めがあった場合には、上記のデータに
ついて提出が必要になります。
また、 判定期間に係る基準期間(通常は2年前です。)の売上高が 1,000 万円以下であり、上記のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、上記1の設定は不要です。
上記1の代わりに、索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを検索する方法によることも可能です。
(索引簿の作成例)
受領した請求書等データのファイル名に連番を付して、内容については索引簿で管理する。
この索引簿は以下のリンクからダウンロードできます。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
電子データに関連して改ざん等の不正が把握されたときには重加算税が加重されるとのことですが、具体的にはどのような場合に加重の対象となるのでしょうか 。
電子取引により授受した取引データを削除、改ざんするなどして、売上除外や経費の水増しが行われた場合のほか、保存された取引データの内容が事業実態を表していないような場合(架空取引等)も重加算税の加重対象となります。
なお、加重対象になる場合、重加算税が 10%加重されることになります。
まとめ
令和3年度税制改正による電子帳簿保存制度の見直しは税務署長の承認の廃止、タイムスタンプ要件や検索要件の緩和など重要度が高く影響も大きいです。
ただ、正直なところまだまだ税理士以外の方々には理解しづらい部分も多いと思います。
今後も電子帳簿保存が進むように改正が続くのではないかと予想しています。
常に最新の情報に注意しましょう!