今年も早いもので年末調整の季節が近づいてきましたね。
年末調整と言えば会社から配布される書類に手書きで記入して、保険会社などから送られてくる紙の証明書を付けて総務部・人事部・経理部などの担当者に提出するのが一般的だと思います。
実は昨年（2020年）からこれら一連の流れが電子化可能なのをご存知でしたか？
今回は年末調整の電子化についてご紹介します。
まずは自社が年末調整の電子化に対応しているか確認！
昨年（2020年）から始まった年末調整の電子化ですが導入している会社はまだまだ少ないのが実情です。
私の事務所で年末調整業務を代行している会社は昨年（2020年）から導入しましたが私の顧問先で自社で年末調整をされている会社では昨年（2020年）から電子化を導入した会社はゼロでした。
まずは皆様がお勤めの会社が年末調整の電子化に対応しているか確認してみましょう！
昨年（2020年）までは事前に税務署への申請が必要であるなど少しハードルが高かったのと、導入初年度ということもあり様子見の会社がありましたが今年からは事前の申請も不要ですので導入する会社が増えるのではないでしょうか。
もし皆様がお勤めの会社が年末調整の電子化に対応していたら次のステップはこちら！
年末調整アプリをダウンロードしよう
GoogleやYahoo!などの検索エンジン、App Store や Google Play（Playストア）などのアプリストアで「年末調整 国税庁」と検索してみてください。
そこから年末調整アプリをダウンロードして作成した書類はデータのまま又は印刷してご提出いただけます。
生命保険料控除証明書などの証明書もデータ取込が可能ですが取り込めなかった場合は金額をアプリにご入力いただき証明書原本はそのままご提出ください。
なお、スマホからApp Store や Google Play（Playストア）などのアプリストアで年末調整ソフト探すのは簡単でしたがPCからGoogleやYahoo!などの検索エンジンで「年末調整 国税庁」と検索しても国税庁のページが分かりづらいです。
Windows10をご使用の方はPC画面下の虫眼鏡マーク「ここに入力して検索」で「Microsoft Store」と入力してまずはMicrosoft Storeのアプリを立ち上げてください。
そして右上の検索バーから「年末調整 国税庁」と検索すれば年末調整アプリが見つけられるはずです！
年末調整アプリで年末調整書類の作成！
年末調整アプリ自体は比較的わかりやすいUIになっていると思います。
私自身が税理士で年末調整に慣れているからかもしれませんが。。
ただ確実に言えるのは書面の扶養控除等申告書などを裏面の細かい説明書きを読みながら手書きで記入するよりは楽ということです！
書面の場合はどの申告書を書くべきか、さらに申告書のどこに何を書くべきか迷うことが多いですよね。
アプリの方は画面の質問に沿って進めていけば迷うことは無いと思いますよ。
ただ、アプリ特有の注意点がありますのでアプリを使う場合のポイントを以下にまとめますね。
IDはどのようなものにすればよいか事前に確認
社内の担当者が自社の給与計算ソフトに取り込む際のIDと年末調整アプリのIDは合わせる必要があります。
なので事前に社内の担当者にIDはどのようなものにすればよいか確認しておきましょう。
一般的には給与明細書などに使われている社員コードを使うことが多いと思います。
パスワードは人に教えてもいいパスワードで
社内の担当者が給与計算ソフトに取り込む際にパスワードを入力することになります。
つまり社内の担当者にパスワードを教えることになりますので人に教えてもいいパスワードを使用する（他で使っている重要なパスワードは避ける）ようにしましょうね。
事前に社内でパスワードが設定される可能性もありますのでIDと一緒にパスワードもどのようなものにすればいいか確認するのがいいかもしれませんね。
なお、電子署名方式を利用すればID・パスワードは不要になります。
データで送ることが出来なかった場合は印刷して提出してもOK
データで送る場合、パソコンであればZIPファイルが作成されますのでそれをメールなりでお送りいただければOKです。
スマホの場合はメールアプリが起動されそこにZIPファイルが自動で添付されますのでそのままメールで送信できます。
ただ、私の顧問先で昨年の状況を見ますと人によってはデータで送るのが難しかった人もいらっしゃいました。
パソコンやスマホの操作が苦手な人がそのようになっていた印象です。
そのような方でも紙に印刷するところまでたどり着ければ印刷したものを提出すればOKですよ。
社内の年末調整計算担当者はデータで提出してくれた方が入力の手間が省略出来て嬉しいのですが提出する側の従業員からすればデータ提出でも印刷した紙提出でもそれほど手間は変わらないですね。
証明書の電子取込は難易度が高い？
年末調整電子化の最終形（完全版）は証明書の電子取込です。
私の顧問先で昨年の状況を見ますとここまでたどり着けた人はゼロでした。
実は私自身も証明書の電子取込はできませんでした。
よく分からないエラーが出てギブアップしてしまったのです。
ただ、今年は無事取り込めましたよ！
皆さんもぜひ挑戦してみてください。
しかし、いくつかハードルがあります。
まずはご自身でマイナンバーカードを発行している必要があります。
そしてマイナポータルの利用を開始します。
さらに証明書の発行元である生命保険会社などでマイナポータルとの連携サービスに申し込みます。
連携がうまくいくとマイナポータル内のe-私書箱に証明書の電子データが届くことになります。
ここまで出来ればあとは証明書データをダウンロードして年末調整アプリに取り込むだけです。（昨年の私はここでエラーが出てしまいつまづきましたが。。）
実は証明書の電子交付に対応している会社が少ない
そうなんです、実は証明書の電子交付に対応している会社が少ないんです。
今年になって対応している会社が増えましたが昨年は私の場合はアフラックのみが対応しているという状況でした。
今年はその他の生命保険会社も対応を開始したため新たに取り込みできます。
全体的には生命保険会社は大手各社対応が完了している印象です。
証券会社はネット証券がまだまだ未対応という印象ですね。
住宅ローン控除は住宅金融支援機構のみ対応で銀行は全て未対応です。
現在の利用可能企業一覧はこちらをご確認ください。
https://e-shishobako.ne.jp/bulk/kigyo_ichiran
まとめ
ここ数年の税制改正で年末調整時に会社に提出する書類の数が増えましたよね。
さらに1枚に記載する内容も増えて複雑化してきています。
昨年は顧問先以外でも家族や友人から「どう書いたらいいか分からないから教えてほしい」という連絡をたくさんもらいました。
複雑化もありますがそもそも今って紙の書類に手書きすることが減りましたので紙に手書きすることが億劫になってますよね。
年末調整書類にお困りの皆さん、今年はアプリでの作成にチャレンジしてみてください！
